Privacy & OR · hoe wij met data omgaan
AVG · DPIA · OR-route
Transparantie
Privacy en transparantie.
Wij verwerken persoonsgegevens, dat is onontkoombaar voor een organisatiediagnose. Op deze pagina leggen we uit wat wij verzamelen, wie wat ziet, en welke rechten je hebt als medewerker. Voor wie verder wil lezen staat onderaan de volledige privacyverklaring.
01
Anoniem voor de werkgever, vertrouwelijk voor de medewerker.
De werkgever krijgt uitsluitend geaggregeerde resultaten op team- en organisatieniveau. Individuele antwoorden zijn voor de werkgever niet te herleiden. De medewerker krijgt een persoonlijk rapport dat alleen voor zichzelf is.
02
Niet meer data dan nodig.
Wij vragen wat noodzakelijk is voor de diagnose, en niets meer. Geen diagnoses, geen leefstijlvragen, geen BMI. Wat we wel vragen is gericht op de werkcontext en op signalen die aantoonbaar samenhangen met verzuimrisico.
03
De medewerker is eigenaar van het eigen rapport.
Het persoonlijke WerkPuls-rapport blijft bij de medewerker, op een eigen account binnen het platform. Niemand anders kan erbij. De medewerker kan op elk moment vragen om verwijdering of inzage.
Wat wij verzamelen
Wat we verzamelen, en waarom.
Per medewerker
Naam, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, functie, afdeling
Nodig om de juiste persoon de juiste vragenlijst te sturen en het persoonlijke rapport te leveren.
Antwoorden op de WerkPuls-vragenlijst (32 gesloten vragen, 3 open vragen, 1 attentiecheck)
Nodig voor de individuele Vitaliteitsscore en voor de geaggregeerde team- en organisatieresultaten.
Per organisatie, aangeleverd door de werkgever
Verzuimcijfers (geaggregeerd, geen individuele namen), verloopcijfers, recente organisatieveranderingen
Nodig voor de harde-data-component naast de vragenlijst.
Wat wij niet verzamelen
× Geen medische diagnoses.
× Geen BMI of fysieke gezondheidsmetingen.
× Geen leefstijlvragen (alcohol, roken, beweging).
× Geen individuele verzuimdossiers.
Wie ziet wat
Per rol, wat zichtbaar is.
De medewerker zelf
· Eigen vragenlijstantwoorden.
· Eigen Vitaliteitsscore en persoonlijk WerkPuls-rapport met tips.
· Geen inzage in scores van collega’s of teams.
De werkgever (HR of MT)
· Geaggregeerde team- en organisatieresultaten op de zeven hefbomen.
· Risicoscore en financiële doorvertaling op organisatieniveau.
· Geen individuele scores. Geen herleidbare antwoorden.
De ondernemingsraad
· Op verzoek leestoegang tot het organisatierapport, dezelfde versie als de werkgever krijgt.
· Mogelijkheid om voor en na de scan vragen aan ons te stellen.
· Geen individuele scores. Geen teamresultaten van afdelingen met te weinig respondenten voor anonimiteit.
De bedrijfsarts (op verzoek)
· Geanonimiseerd organisatierapport ter ondersteuning van het preventieve werk.
· Geen diagnostische gegevens. Geen individuele dossiers.
Wij, het trio
· Geaggregeerde team- en organisatieresultaten voor het schrijven van het adviesrapport.
· Individuele antwoorden alleen geanonimiseerd, voor controle op datakwaliteit.
Johan.nl (technisch platform)
· Host de vragenlijst, het persoonlijke account en de individuele rapporten.
· ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd, gebouwd binnen de EU.
VOOR DE OR
De OR-route.
De ondernemingsraad beoordeelt of medewerkers veilig zijn bij deelname. Dit is wat je zou moeten checken voor instemming, wat je op verzoek krijgt, en hoe je ons direct bereikt.
Checklist voor instemming
Krijgt de OR de privacyverklaring 2.0 en de DPIA ter inzage voor instemming?
Ja, beide voorafgaand aan de instemmingsaanvraag.
Welke maatregelen voorkomen herleidbaarheid bij kleine teams?
Rapportage op teamniveau pas bij minimaal vijf respondenten.
Wat zijn de gevolgen voor wie niet wil meedoen?
Geen. Niet meedoen is een geldige keuze. Wij rapporteren alleen op groepen die wel hebben deelgenomen.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Maximaal 36 maanden na afronding van de scan, voor trendvergelijking bij her-scans. Daarna verwijdering, tenzij de medewerker expliciet toestemming geeft voor verlenging.
Wie is verwerkingsverantwoordelijke?
v.o.f. de VerzuimVoorspeller. Wij bepalen het instrument, de vragenlijst, de scoring en de rapportages. De werkgever neemt dit als kant-en-klaar product af.
Documenten op verzoek
→ Privacyverklaring 2.0
→ DPIA-uitkomst
→ Verwerkersovereenkomst met johan.nl
→ Annex met categorieën persoonsgegevens
Direct contact met ons
De OR mag ons rechtstreeks bereiken, ook zonder tussenkomst van de werkgever. Vragen, zorgen, twijfels: stel ze. Wij beantwoorden ze in begrijpelijke taal, niet in jargon.
Bedrijfsarts
Wij vervangen geen bedrijfsarts.
Onze scan kijkt naar werkcontext en organisatie-inrichting, niet naar individuele gezondheid of arbeidsongeschiktheid. Op verzoek delen wij na de scan een geanonimiseerd organisatierapport met de bedrijfsarts of arbodienst, omdat dit het preventieve werk kan versterken. Wij doen geen diagnostiek, geen PMO en geen PAGO.
Juridisch kader
De feiten op een rij.
Verwerkingsverantwoordelijke
v.o.f. de VerzuimVoorspeller.
Verwerker
johan.nl, op basis van een verwerkersovereenkomst die de verwerking van bijzondere persoonsgegevens uitdrukkelijk dekt.
Subverwerker
True B.V. (hosting in Amsterdam en Delft), ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd.
Grondslag voor verwerking
Artikel 9 lid 2 sub a AVG, uitdrukkelijke toestemming van de medewerker.
DPIA
Opgesteld voorafgaand aan de pilot, beschikbaar voor ondernemingsraad en functionaris voor gegevensbescherming.
Bewaartermijn
Maximaal 36 maanden na afronding van de scan, daarna verwijdering tenzij expliciete verlenging.
Datalekmelding
johan.nl meldt binnen 24 uur, wij melden binnen de wettelijke termijn aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Jouw rechten
Zes rechten waar je op kunt rekenen.
Als medewerker heb je onder de AVG zes rechten. Een verzoek doe je via je persoonlijke account op johan.nl, of door een mail aan onze contactpersoon (zie onderaan). Wij reageren binnen vier weken.
01
Recht op inzage
in je eigen gegevens.
02
Recht op correctie
als je gegevens niet kloppen.
03
Recht op verwijdering
(“vergetenrecht”) in beginsel.
04
Recht op beperking
van de verwerking.
05
Recht op overdraagbaarheid
van je gegevens.
06
Recht op bezwaar
tegen de verwerking.
Contact
Vragen of een verzoek
Stuur een mail aan privacy@deverzuimvoorspeller.nl, of rechtstreeks aan Peter Verheij, privacy@deverzuimvoorspeller.nl. Wij reageren binnen vier weken.
Technische incidenten
Gertjan Westerlaken, security-officer johan.nl, g.westerlaken@johan.nl
Niet tevreden met onze afhandeling?
Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.